9 tips for årsmøter

Tips 1:

Teknologi som kan brukes

Et digitalt møterom:

For eksempel Zoom, Skype, Teams. Parat kan tilby lån av Zoom-link om ønskelig.

Velg et digitalt møterom som har chat, og som kan brukes fra mobil.

Avstemming:

Parat kan tilby Questback på forhånd, eller i etterkant av årsmøtet om ønskelig.

Tekniske råd for gjennomføring:

• Prøv ut systemet i god tid før selve møtet.

• Møteleder bør ha hodesett og fortrinnsvis være koblet til nett gjennom kabel for ¨sikre god lyd/videokvalitet.

• Møteleders bakgrunn bør være nøytral og uten motlys. Dersom systemet har anledning til å gjøre bakgrunnen utydelig kan det benyttes.

• Møteleder bør være innlogget minst 10 minutter før start

• Ved mange deltakere kan det være hensiktsmessig å slå av lyd for alle når de logger på

Tips 2:

Finne passende tidspunkt

Parat ønsker at de fleste av våre medlemmer kan få henvendelse fra sine tillitsvalgte med tilbud om digitale eller fysiske møter.

Klubben eller styret velger omfanget av digitale møteplasser i kombinasjon med fysiske møter.

Årsmøtet holdes hvert år, vedtektene avgjør frist for å gjennomføre årsmøtet. Styret bestemmer tid og sted.

Digitale årsmøter er nytt for mange.

Vi anbefaler styret å vurdere hva som er det mest egnede alternativet ut fra:

Har alle tilgjengelig teknologi? Kan to eller tre sitte sammen? Kontakt gjerne medlemmer dersom dere er i tvil.

Er det mange saker som skal behandles? Få saker og plankekjøring er en fordel når man er fersk i digital avvikling.

Kan man øke deltakelse ved å tilby både fysisk og videodeltakelse når koronakrisen er over?

Tips 3:

Innkalling

Varsle medlemmer gjerne tre uker før (gjerne på e-post og/eller sms). Det ligger muligheter både i det nye tillitsvalgtverktøyet og Parat-appen.

Varsel må inneholde opplysninger om tid, sted, info og møterom, mulighet til å klage/få hjelp, og angi frist for innkomne saker Denne fristen er 14 dager før. Fortell hvordan dere kommer til å annonsere endelig innkalling (e-post, Facebook, eller begge)

Send ut endelig innkalling med sakspapirer og innkomne saker én uke før årsmøtet.

Tips 4:

Utsending av innkalling og sakspapirer

Et eksempel på innkalling til årsmøter finner du snart her.

Legg også til link til møterom og informasjon om hvordan delegatene kan ytre seg (chat) og hvordan man kan ha hemmelige valg (Questback).

Utsending

Bruk gjerne e-post, eventuelt sms. Det er også noen som bruker Facebook (hvor du kan legge innkalling og årsmøtepapirer).

Be om å få e-postadresse til delegatene, det er avgjørende for å stemme.

Vurder om dere skal sende brev eller ringe de resterende. Det viktigste er å gi delegatene mulighet til å si fra dersom digital avvikling er umulig, enten via telefon, eller e-post.

Dersom noen ikke kan, er det mulig å gå i dialog og diskutere løsninger.

Tips 5:

Gjøre årsmøter litt mer attraktivt

Inviter gjerne inn en intern eller ekstern foredragsholder. Det kan være en fra personalavdelingen, eller en i firmaet med en spesiell kompetanse det kan være aktuelt å høre mer om. Er klubben litt større, og dere har litt mer midler, kan dere vurdere å invitere en ekstern foredragsholder.

Arrangerer Parat/YS medlemsforedrag, benytt gjerne anledningen til å legge årsmøtet til samme dag.

På slike møter kan Gjensidige og Nordea også gi informasjon om bank- og forsikringsfordeler.

Det er også hyggelig å invitere til noe mat, pizza, eller annet. Mange vil også betale noe ekstra for å gå ut og spise en middag.

Tips 6:

Lage mappe til møteleder

Styret bør forberede årsmøtet så mye som mulig, og lag gjerne en, eller flere mapper til alle dokumenter, referater og protokoller.

Tips 7:

Møteleders oppgaver

I planleggingen er det viktig at de som organiserer møteplassen også definerer hvem som skal være møtevert og eventuelt sekretær/tekniker. Dette er viktig slik at deltakere vet hvem de kan kontakte for bistand i forkant av møtet og hvem som har ansvaret i selve møterommet.

Du som møtevert har det overordnede ansvaret for at møtet forløper seg som planlagt når det gjelder involvering, tidsskjema og tematikk.

Sekretær/tekniker vil typisk være ansvarlig for teknisk gjennomføring, holde oversikt over nettprat-rommet og eventuelt føre referat dersom dette er nødvendig.

Vurder om det er behov for å benytte våre dokumentmaler ved gjennomføring av møter.

Sett tydelige rammer for møtet.

Tips: 8:

Praktisk gjennomføring

Skaff en digital medlemsliste slik at dere har kontroll på hvem som har rett til å delta. Det gir også oversikt til møteleder. Lag årsmelding, årsregnskap, be om innkomne saker til årsmøtet. Skaff en e-postliste til alle delegatene, sett i gang valgkomiteen i god tid før årsmøtet. Sett opp mulige valg-situasjoner, samt valg av leder, styremedlemmer mm.

Arranger gjerne et prøveårsmøte.

Leder ønsker velkommen, informerer om hvordan man tar ordet via chat, hvordan valg foregår, og går deretter i gang med saksliste.

Vær forberedt på at det kan komme motforslag på møteleder, og da må dere bruke chat, eller annen plattform.

Når møteleder/ordstyrer er valgt overtar vedkommende ansvaret for gjennomføring av årsmøtet.

Det må velges referent, tellekorps og personer som kan signere årsmøteprotokollen.

Følg sakslisten som vanlig. Bruk chat for meningsutveksling og Questback for valg (bortsett fra enstemmige valg).

Husk å gi folk litt tid når det stemmes (20 sek ++).

Det kan også være fint å takke av dem som går ut av styret. Gjerne med en liten oppmerksomhet, gavekort, eller blomster.

Tips 9:

Protokoll

Gå gjerne for digital protokoll og send ut på e-post. Det sparer tid.

Protokollen bør inneholde:

- navn på gruppa/klubben som har avholdt møtet

- dato og sted for årsmøtet

- opplysning om hvor mange som var til stede, eventuelt hvem som deltok

- valg av styre, med fullstendig oversikt over styrets sammensetning etter valget